Dans le domaine de la gestion de projet, la mise en place d'un process de communication est aujourd'hui une étape incontournable pour mener à bien sa mission, mais également pour faciliter l'avancée du projet en définissant avec précision les diverses tâches à effectuer. Coup d'œil sur la mise en place d'un process de communication et les outils permettant de faciliter sa création et son suivi.
Qu'est-ce qu'un process de communication ?
Le « process » inspiré du mot processus représente une série d'actions coordonnées de façon précise visant à réaliser un objectif. Ainsi, un process de communication a pour objectif de servir un objectif au sein d'une entreprise en facilitant la communication entre les divers acteurs. Une fois le projet clairement établi (décrivant les différentes étapes de l'opération et un éventuel rétroplanning pour tenir les délais), la mise en place d'un process de communication permettra largement de fluidifier les actions et de rentabiliser le temps de travail.
Le process va permettre de définir de façon millimétrée les tâches à effectuer et à qui elles seront allouées. Cependant, malgré la présence d'un chef de projet, il est très difficile de coordonner ce type de processus sans outil adapté.
Des outils pour fluidifier les actions
Il existe de nombreux outils informatiques permettant une meilleure gestion de divers services en entreprise comme, par exemple, les plannings, la messagerie, la centralisation des informations, la comptabilité, les dépenses (un article sur le sujet ici). Ces outils facilitent le suivi, la prise d'informations et sont accessibles où que l'on soit, peu importe l'heure. Un atout majeur surtout lorsque les collaborateurs ne travaillent pas tous au sein du même lieu (un article sur le sujet ici).
C'est d'autant plus vrai en ce qui concerne la mise en place d'un process de communication. Il existe aujourd'hui des outils extrêmement efficaces pour effectuer la gestion et le suivi d'un projet. Il permettra de définir le rôle de tous les collaborateurs, de mettre en place un planning prévisionnel, de lister les tâches à effectuer (avec deadline ou non) en les attribuant aux personnes concernées et également d'avoir un espace de discussions et d'échanges réservé aux collaborateurs.
Ce type d'outil permet également de bénéficier d'un planning stratégique, d'une vision organisationnelle et d'une vision opérationnelle.
Quels avantages pour une entreprise ?
Miser sur un outil dédié à la mise en place d'un process de communication est aujourd'hui indispensable pour une entreprise. Du côté des collaborateurs, ce type d'outil va leur permettre de savoir au jour le jour les tâches à effectuer et le délai qui leur est imparti pour les réaliser. Il leur permet également d'avoir une vue d'ensemble de l'avancée du projet pour mieux comprendre à quoi vont servir leurs différentes actions. Un espace d'échange en ligne leur donnera l'occasion d'échanger avec leurs collèges de façon instantanée sans perdre de temps dans la rédaction d'un e-mail ou de passer un appel téléphonique. Pour le chef de projet, il aura un aperçu en temps réel de l'avancée du projet et n'aura ainsi pas besoin de relancer les collaborateurs pour savoir à quelle étape ils en sont. Il pourra également mettre à jour et attribuer les tâches à effectuer au fur et à mesure ou si changement de cap il y a. En somme, ce type d'outil est un allié de poids dans la concrétisation d'un projet tant au niveau de la communication que de la rentabilité.
