Afin d’organiser et de gérer efficacement les horaires et les affectations des employés de votre entreprise, vous pensez sans doute à vous équiper d’un logiciel de planning. Cependant, avant de faire votre choix, il est important de procéder par étapes. Tout d’abord, vous avez intérêt à définir en détail les besoins de votre société. Ensuite, il est intéressant que vous connaissiez les fonctions principales des outils de gestion de planning. Enfin, certains besoins techniques sont aussi à préciser afin de se diriger vers le bon logiciel.
Une définition précise de vos besoins en gestion de planning
La meilleure façon de choisir un outil adapté est de bien définir ce que vous en attendez. D’une manière générale ; le logiciel de planning a pour but d’aider les entreprises dans l’organisation et la gestion des activités des collaborateurs. Cependant, il vous incombe de préciser plus en détail ce que vous souhaitez comme par exemple :• l’accessibilité laissée aux employés : vos salariés doivent-il avoir accès à leur calendrier à toute heure et n’importe quel jour ? Peuvent-ils voir leur calendrier uniquement depuis leur ordinateur ou depuis leur téléphone portable, professionnel ou personnel, leur tablette, etc ?
• les possibilités de modification du planning : l’outil de planning est-il utilisable par les employés eux-mêmes afin de modifier leurs affectations, de poser leurs jours de congés et/ou d’enregistrer leurs horaires de travail ?
• l’aide à l’optimisation : le logiciel de planification doit–il permettre une allocation optimisée des ressources, peut-il laisser ou pas des tâches se chevaucher, etc.
Une bonne connaissance des fonctionnalités principales d’un outil de planning
Si vous avez une vue générale des possibilités offertes par un logiciel de planning, vous saurez ainsi quelles sont les plus importantes pour l’activité de votre société. Les options courantes dans ce type d’outil sont :• la gestion des périodes de congés (annuels, maladie, formation, sans solde, etc.)
• la définition et l’attribution des horaires de rotation (les 4*8 ou les 3*8) pour les collaborateurs concernés ;
• la possibilité de planifier de manière collaborative ;
• des messages par SMS ou courriel pour notifier des changements d’affectations aux employés comme à leur hiérarchie directe ;
• un accès dédié aux collaborateurs via un portail spécifique ;
• une messagerie ouverte à l’ensemble des employés ;
• la génération de graphiques, d’états et de rapports ;
• un registre du personnel ;
• un système d’enregistrement des heures de/par chaque employé.
Les critères techniques de votre futur logiciel planning
En plus des fonctionnalités de planification, il est important de se poser des questions quant à vos besoins en matière technique :• type d’architecture : vous avez besoin d’un logiciel planning sur le cloud ou installé localement ;
• accessibilité pour les téléphones portables : si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent se connecter via leur smartphone, le logiciel de planification doit exister en version Android et ios ;
• capacité d’évolution : l’outil convient uniquement aux TPE, PME, PMI ou est-il utilisable aussi par les plus grosses structures ;
• interfaçage : important si vous souhaitez avoir des liens entre ce logiciel et d’autres outils informatiques déjà en place dans votre entreprise ;
• simplicité d’utilisation : n’hésitez pas à demander une démonstration gratuite de la solution afin de voir si son utilisation est intuitive ou si vous aurez besoin d’une formation plutôt courte ou longue.
